Privacy Reglement Bark Consult

Toepasbaarheid

Het Privacy Reglement moet tenminste voldoen aan de “Wet Bescherming Persoonsgegevens”

Cliëntdossier

Van elke aangemelde cliënt wordt een cliëntdossier gemaakt. Hierin worden in ieder geval alle voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens betreffende de cliënt en diens opdrachtgever (indien relevant) opgenomen. De dossiers zijn toegankelijk voor (freelance) medewerkers van het betreffende bureau indien dit ten behoeve van de uitvoering van hun functie noodzakelijk is. De loopbaancoaches van Bark Consult hebben de privacy verklaring door ondertekening onderschreven.

Buiten de organisatie van Bark Consult B.V. kunnen ten behoeve van certificering en tevredenheids onderzoeken zonder toestemming van de betrokkenen persoonsgegevens worden verstrekt aan het kwaliteitsinstituut Blik op Werk (voor informatie zie; www.blikopwerk.nl ) en Marktonderzoekbureau Stratus voor de uitvoering van het tevredenheids onderzoek (voor informatie zie; www.stratusbv.nl )

Rechten van cliënten

Cliënten hebben volgens de WBP de volgende rechten en dienen hierop bij aanvang van het traject gewezen te worden:
1.    recht op informatie: de cliënt moet kunnen nagaan wat er met zijn gegevens gebeurt;
2.    recht op inzage: de cliënt heeft het recht om inzage te verzoeken in zijn persoonsgegevens (digitaal of handmatig);
3.    recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming: de cliënt heeft het recht te verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel;
4.    recht op verzet: de cliënt heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn gegevens.
Afspraken met cliënt over rapportage voor aanvang traject.
Voor aanvang van het traject wordt de cliënt door het betreffende bureau geïnformeerd welke afspraken gemaakt zijn betreffende rapportage: aan wie, welke gegevens, op welke wijze (schriftelijk/mondeling), met welk doel en in welke periodes.

Ten aanzien van de UWV trajecten staat dit verwoord in de betreffende UWV overeenkomsten. De cliënt ontvangt hierover van het UWV informatie. Ten aanzien van andere trajectuitvoeringen wordt hierover in de Voorwaarden & Tarievenlijst van Bark Consult informatie over verstrekt. In alle andere situaties wordt cliënt vooraf geïnformeerd.

Toestemming cliënt

Elke schriftelijke rapportage over een cliënt naar een opdrachtgever wordt voorafgaand voorgelegd aan de cliënt. Pas nadat de cliënt zich schriftelijk akkoord heeft verklaard, wordt de informatie verstuurd.
Mondelinge informatie over de voortgang van het traject behoeft niet eerst voorgelegd te worden aan de cliënt. Wel wordt de cliënt hierover na afloop (mondeling) geïnformeerd.
Rapportage gezondheidsgegevens
Als het gaat om het verstrekken van gezondheidsgegevens aan de opdrachtgever of aan arts(en)/medisch adviseur(s) dan zal het bureau dit alleen uitvoeren na schriftelijke toestemming van de cliënt. Het medisch beroepsgeheim van de behandelend arts wordt hierbij in acht genomen.

Rapportage naar opdrachtgever

Het bureau rapporteert aan de opdrachtgever (als dit met de opdrachtgever is overeengekomen). Dit gebeurt mondeling, per post of per e-mail.
Alle deze e-mail wordt verstuurd in PDF-formaat, zodat de ontvangende partij geen wijzigingen kan aanbrengen. Bij mondeling rapportage wordt hierover in het cliëntendossier (tijdsregistratieformulier) een gespreksnotitie gemaakt.

Verwijdering gegevens

Twee jaar na datum van het laatste contact (exit gesprek) met de cliënt worden alle persoonsgegevens van de cliënt vernietigd, tenzij de cliënt schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens. UWV gegevens worden in opdracht van het UWV tenminste vijf jaar bewaard.
(Freelance) medewerkers tekenen geheimhoudingsverklaring
Met elke (freelance) medewerker worden schriftelijke afspraken gemaakt die vastgelegd worden in een overeenkomst. Hierin is een geheimhoudingsverklaring opgenomen ten aanzien van het omgaan met vertrouwelijke gegevens. De (freelance) medewerker ontvangt eveneens het privacy reglement.

Laatst gewijzigd op 23 juni 2011.

Wouter Fontein,
Directeur